Você conhece o Checklist e como essa ferramenta simples pode ser eficiente na hora de ajudar no controle de atividades?
Se quer conhecer com mais profundidade o tema, leia nosso artigo até o fim e ganhe um aliado sempre que precisar averiguar a qualidade e condições dos mais diversos tipos de atividades.
Um Checklist (ou Check List) também pode ser conhecido como “lista de controle”, “folha de verificação” ou “folha de descrição” e é uma das 7 ferramentas básicas da qualidade.
Seu objetivo é garantir que uma atividade que é feita repetidamente tenha todas suas etapas realizadas com eficiência e eficácia, seja um processo de fabricação de um produto ou prestação de um serviço. Também pode e deve ser utilizada na hora de se coletar dados.
Com um checklist, o responsável pela coleta de dados sabe exatamente o que deve ser coletado, quando, onde e sob quais condições. Sendo assim, ele é um grande aliado na garantia de coleta de dados representativos dos processos em geral.
Sabemos que o ser humano falha, ainda mais em atividades repetitivas e complexas e, justamente para se evitar essas falhas e esquecimentos, essa verificação sistemática é considerada uma das 7 ferramentas da qualidade. Isso porque, de forma simples, ajuda a prevenir diversos problemas para as atividades em geral.
Uma de suas principais características é sua simplicidade e objetividade, pois assim fornece as informações mais importantes para que a pessoa que executa a atividade saiba exatamente como fazê-la.
Outra característica muito encontrada nessa ferramenta da qualidade está relacionada a seu apelo visual, característica muito vista em processos Lean e em procedimentos operacionais padrão (Quer conhecer mais sobre o POP, leia nosso artigo “Como elaborar um Procedimento Operacional Padrão”). Tornar os processos mais visuais facilita seu entendimento e execução, apoiando na excelência operacional.
Por ser uma ferramenta para verificação de atividades, é preciso que o checklist seja pensado previamente e criado de maneira específica para a finalidade desejada, indicando o que deve ser verificado, bem como sua sequência, se for o caso.
Recomenda-se que, em cada formulário, sejam deixados alguns espaços para anotações feitas pelo responsável pela atividade de verificação. Além disso, é importante deixar também campos para inserir o nome do profissional, data, etc. Isso mantém a rastreabilidade do documento.
Podemos usar em uma infinidade de oportunidades.
Na indústria, seu uso tem sido difundido a anos através da folha de verificação, juntamente com as outras ferramentas básicas da qualidade (Fluxograma, Carta de controle, Diagrama de Ishikawa, Histograma, Diagrama de Dispersão e Diagrama de Pareto).
O grande responsável por unir todas essas ferramentas foi o guru Kaoru Ishikawa, engenheiro e professor universitário, em um cenário pós 2º guerra mundial no Japão, cenário esse que dentre outras contribuições trouxe o Lean para a indústria automotiva, graças aos esforços da Toyota (Saiba mais sobre o Lean lendo nosso artigo especial sobre o assunto, clicando aqui).
Se você atua em áreas como gestão de projetos, gestão da qualidade ou operações, pode ter certeza que o checklist é um grande aliado.
Os checklists são utilizadas em diversas atividades que vão desde a condução de aeronaves, realização de cirurgias, implementações de sistemas de gestão de qualidade nas empresas, até atividades rotineiras como fazer compras em um supermercado e gerenciar as atividades diárias em uma residência, como lavar roupa, varrer o piso, etc.
Para uma boa confecção de um checklist, recomendam-se alguns passos fundamentais para que o objetivo seja alcançado de maneira facilitada:
Utilizadas para se coletar alguns parâmetros fundamentais de um processo, por exemplo: Imagine que uma peça é feita para se ter entre 5 e 5,1 kg. Podemos elaborar um formulário com campos onde a variação de peso seja de 10 em 10 gramas.
Dessa forma, dependendo do peso observado na peça, o responsável pelo preenchimento pode assinalar a faixa de peso da peça e assinalar no formulário.
Assim conseguimos coletar dados que nos ajudarão a estabilizar o processo, diminuindo a variação dos processos. (Essa abordagem é muito utilizada no Lean Six Sigma. Quer saber mais sobre o LSS e o que é um Green Belt, leia nosso artigo clicando aqui)
Utilizada para se coletar informações sobre quais defeitos ocorrem em uma atividade e suas respectivas quantidades.
Utilizada para se verificar a localização de um defeito em um produto, por exemplo, dessa maneira conseguimos identificar um padrão de localização.
Seu princípio se aproxima bastante do conceito de Pareto, onde priorizamos os resultados de forma a buscar a causa raiz do problema observado.
Apesar de simples sua utilização, lembre-se que toda mudança pode gerar uma resistência das pessoas.
Procure demonstrar os ganhos que os times terão utilizando os formulários e lembre-se de treinar os usuários em como preencher corretamente. Fale sobre rastreabilidade, armazenamento e boas práticas.
Também tenha atenção na hora de criar um checklist, garantindo que os profissionais terão as ferramentas adequadas para fazer a coleta de dados, como instrumentos de medição e até mesmo caneta, prancheta e impressora para imprimir os formulários.
Dispositivos tecnológicos são bem-vindos, uma vez que facilitam a coleta de dados. Nesse caso, tablets e outros equipamentos podem fazer a diferença.
Na obra “Checklist: como fazer as coisas benfeitas”, de Atulhe Gawande, são vários os casos reais em que o checklist é utilizado e seus benefícios enxergados.
Em um trecho muito interessante, o autor traz o caso da base aérea de Wright, em Dayton, Ohio nos Estados Unidos. Em 30 de Outubro de 1935 a força aérea promoveu uma competição entre fabricantes de aeronaves que disputavam o desenvolvimento da próxima geração de bombardeiros.
A Boeing e seu modelo 299 era franco favorito para levar a competição. Muitos acreditavam que o torneio era mera formalidade diante da diferença gritante da aeronave em relação aos concorrentes.
A aeronave da Boeing era mais veloz, tinha mais capacidade de carga e o dobro de autonomia. Na hora do teste, o piloto Ployer P. Hill, experiente profissional decolou com a aeronave e, em poucos instantes, mergulhou rumo ao solo, explodindo em chamas.
As investigações revelaram que não houve nenhuma falha mecânica na aeronave e que, por ser um equipamento muito mais complexo que os outros aviões, o capitão não foi capaz de cuidar dos quatro motores e demais controles.
No final, a aeronave da Douglas foi escolhida como vencedora e a Boeing quase foi à falência. Mesmo assim, a Força Aérea comprou algumas aeronaves para teste da Boeing e avaliou como poderia trabalhar a questão de complexidade de pilotagem da aeronave.
Acabaram não optando por criar treinamentos mais longos e sim, criar um checklist para os pilotos. Problema resolvido.
Com esse caso verdadeiro, podemos ver que a falta de um checklist pode levar uma grande empresa à falência, por isso, não menospreze o poder dessa ferramenta.
Às vezes, o simples é muito eficiente e não precisamos “inventar a roda”. E aí, já pensou onde pode colocar em prática o checklist em suas atividades pessoais e/ou profissionais?
Parte da trilha de desenvolvimento em Lean Six Sigma, a formação White Belt é a porta de entrada.
Ela fornece os conhecimentos introdutórios necessários para o entendimento dessa filosofia de melhoria contínua.
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