Você conhece o Checklist e como essa ferramenta simples pode ser eficiente na hora de ajudar no controle de atividades?
Se quer conhecer com mais profundidade o tema, leia nosso artigo até o fim e ganhe um aliado sempre que precisar averiguar a qualidade e condições dos mais diversos tipos de atividades.
Um Checklist (ou Check List) também pode ser conhecido como “lista de controle”, “folha de verificação” ou “folha de descrição” e é uma das 7 ferramentas básicas da qualidade.
Seu objetivo é garantir que uma atividade que é feita repetidamente tenha todas suas etapas realizadas com eficiência e eficácia, seja um processo de fabricação de um produto ou prestação de um serviço. Também pode e deve ser utilizada na hora de se coletar dados.
Com um checklist, o responsável pela coleta de dados sabe exatamente o que deve ser coletado, quando, onde e sob quais condições. Sendo assim, ele é um grande aliado na garantia de coleta de dados representativos dos processos em geral.
Sabemos que o ser humano falha, ainda mais em atividades repetitivas e complexas e, justamente para se evitar essas falhas e esquecimentos, essa verificação sistemática é considerada uma das 7 ferramentas da qualidade. Isso porque, de forma simples, ajuda a prevenir diversos problemas para as atividades em geral.
Uma de suas principais características é sua simplicidade e objetividade, pois assim fornece as informações mais importantes para que a pessoa que executa a atividade saiba exatamente como fazê-la.
Outra característica muito encontrada nessa ferramenta da qualidade está relacionada a seu apelo visual, característica muito vista em processos Lean e em procedimentos operacionais padrão (Quer conhecer mais sobre o POP, leia nosso artigo “Como elaborar um Procedimento Operacional Padrão”). Tornar os processos mais visuais facilita seu entendimento e execução, apoiando na excelência operacional.
Por ser uma ferramenta para verificação de atividades, é preciso que o checklist seja pensado previamente e criado de maneira específica para a finalidade desejada, indicando o que deve ser verificado, bem como sua sequência, se for o caso.
Recomenda-se que, em cada formulário, sejam deixados alguns espaços para anotações feitas pelo responsável pela atividade de verificação. Além disso, é importante deixar também campos para inserir o nome do profissional, data, etc. Isso mantém a rastreabilidade do documento.
Podemos usar em uma infinidade de oportunidades.
Na indústria, seu uso tem sido difundido a anos através da folha de verificação, juntamente com as outras ferramentas básicas da qualidade (Fluxograma, Carta de controle, Diagrama de Ishikawa, Histograma, Diagrama de Dispersão e Diagrama de Pareto).
O grande responsável por unir todas essas ferramentas foi o guru Kaoru Ishikawa, engenheiro e professor universitário, em um cenário pós 2º guerra mundial no Japão, cenário esse que dentre outras contribuições trouxe o Lean para a indústria automotiva, graças aos esforços da Toyota (Saiba mais sobre o Lean lendo nosso artigo especial sobre o assunto, clicando aqui).
Se você atua em áreas como gestão de projetos, gestão da qualidade ou operações, pode ter certeza que o checklist é um grande aliado.
Os checklists são utilizadas em diversas atividades que vão desde a condução de aeronaves, realização de cirurgias, implementações de sistemas de gestão de qualidade nas empresas, até atividades rotineiras como fazer compras em um supermercado e gerenciar as atividades diárias em uma residência, como lavar roupa, varrer o piso, etc.
Para uma boa confecção de um checklist, recomendam-se alguns passos fundamentais para que o objetivo seja alcançado de maneira facilitada:
Utilizadas para se coletar alguns parâmetros fundamentais de um processo, por exemplo: Imagine que uma peça é feita para se ter entre 5 e 5,1 kg. Podemos elaborar um formulário com campos onde a variação de peso seja de 10 em 10 gramas.
Dessa forma, dependendo do peso observado na peça, o responsável pelo preenchimento pode assinalar a faixa de peso da peça e assinalar no formulário.
Assim conseguimos coletar dados que nos ajudarão a estabilizar o processo, diminuindo a variação dos processos. (Essa abordagem é muito utilizada no Lean Six Sigma. Quer saber mais sobre o LSS e o que é um Green Belt, leia nosso artigo clicando aqui)
Utilizada para se coletar informações sobre quais defeitos ocorrem em uma atividade e suas respectivas quantidades.
Utilizada para se verificar a localização de um defeito em um produto, por exemplo, dessa maneira conseguimos identificar um padrão de localização.
Seu princípio se aproxima bastante do conceito de Pareto, onde priorizamos os resultados de forma a buscar a causa raiz do problema observado.
Apesar de simples sua utilização, lembre-se que toda mudança pode gerar uma resistência das pessoas.
Procure demonstrar os ganhos que os times terão utilizando os formulários e lembre-se de treinar os usuários em como preencher corretamente. Fale sobre rastreabilidade, armazenamento e boas práticas.
Também tenha atenção na hora de criar um checklist, garantindo que os profissionais terão as ferramentas adequadas para fazer a coleta de dados, como instrumentos de medição e até mesmo caneta, prancheta e impressora para imprimir os formulários.
Dispositivos tecnológicos são bem-vindos, uma vez que facilitam a coleta de dados. Nesse caso, tablets e outros equipamentos podem fazer a diferença.
Na obra “Checklist: como fazer as coisas benfeitas”, de Atulhe Gawande, são vários os casos reais em que o checklist é utilizado e seus benefícios enxergados.
Em um trecho muito interessante, o autor traz o caso da base aérea de Wright, em Dayton, Ohio nos Estados Unidos. Em 30 de Outubro de 1935 a força aérea promoveu uma competição entre fabricantes de aeronaves que disputavam o desenvolvimento da próxima geração de bombardeiros.
A Boeing e seu modelo 299 era franco favorito para levar a competição. Muitos acreditavam que o torneio era mera formalidade diante da diferença gritante da aeronave em relação aos concorrentes.
A aeronave da Boeing era mais veloz, tinha mais capacidade de carga e o dobro de autonomia. Na hora do teste, o piloto Ployer P. Hill, experiente profissional decolou com a aeronave e, em poucos instantes, mergulhou rumo ao solo, explodindo em chamas.
As investigações revelaram que não houve nenhuma falha mecânica na aeronave e que, por ser um equipamento muito mais complexo que os outros aviões, o capitão não foi capaz de cuidar dos quatro motores e demais controles.
No final, a aeronave da Douglas foi escolhida como vencedora e a Boeing quase foi à falência. Mesmo assim, a Força Aérea comprou algumas aeronaves para teste da Boeing e avaliou como poderia trabalhar a questão de complexidade de pilotagem da aeronave.
Acabaram não optando por criar treinamentos mais longos e sim, criar um checklist para os pilotos. Problema resolvido.
Com esse caso verdadeiro, podemos ver que a falta de um checklist pode levar uma grande empresa à falência, por isso, não menospreze o poder dessa ferramenta.
Às vezes, o simples é muito eficiente e não precisamos “inventar a roda”. E aí, já pensou onde pode colocar em prática o checklist em suas atividades pessoais e/ou profissionais?
Parte da trilha de desenvolvimento em Lean Six Sigma, a formação White Belt é a porta de entrada.
Ela fornece os conhecimentos introdutórios necessários para o entendimento dessa filosofia de melhoria contínua.
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Vegetariana, doadora de sangue e uma super nerd. Fernanda é formada em Relações Públicas pela Universidade Estadual de Londrina (UEL) com pós-graduação em Educação pela PUCRS e Green Belt realizado na Whirlpool Corp. Possui também certificação em Neurociência para resultados organizacionais. Apaixonada por pessoas, é líder de equipes a 10 anos em empresas como Whirlpool, Dr. Consulta e Nubank. Atua hoje como Coordenadora de Customer Experience no Nubank, em que é responsável por gerir a experiência dos clientes em 7 parceiros, somando cerca de 1700 funcionários envolvidos na área.
Acredita que a educação e o conhecimento são meios de mudar o mundo e, por este motivo, atua como educadora e mentora para pessoas com interesse em se desenvolver tanto como liderança quanto na área de CX.
Engenheira Química, especialista em melhoria de processos e sistemas de gestão.Mais de 16 anos de experiência em empresas de grande porte do segmento automotivo e petróleo e gás, atuando nas áreas de Melhoria Contínua, Produção enxuta (WCM e Lean), Gestão de Qualidade e Meio Ambiente.Experiência de 12 anos na implantação, manutenção e auditoria do sistema de produção WCM, em plantas do Brasil, Estados Unidos e Europa.
Ivan Chagas é designer instrucional, organizador de eventos e professor em cursos presenciais e virtuais. Com mais de 5.500 alunos em mais de 80 países, dá aulas nas temáticas de organização de eventos, liderança, atendimento ao cliente e inteligência emocional. Trabalha também como terceirizado, criando cursos onlines e presenciais e materiais educacionais para empresas e pessoas físicas.
É graduada em administração pela Universidade Federal de Goiás (UFG) e pós graduada em Estratégia e Gestão Empresarial também pela UFG. Possui experiência de mais de 10 anos em indústria atuando em diferentes áreas da cadeia de suprimentos mas sempre em interface com a área de Melhoria Contínua. A partir de 2013 assumiu a liderança da área de metodologia passando por grandes multinacionais: UNILEVER E HEINEKEN. Atualmente conduz um desafio de consolidar Gestão por Processos e Melhoria Contínua no ramo do varejo, exercita o que de fato aprendeu em sua carreira: Melhoria Contínua é aplicável a qualquer ramo de mercado que tenha como visão atingir resultados consistentes por meio da correta utilização do método e engajamento de pessoas.
Renata é Engenheira Química graduada pela UFRJ e com MBA em Business Process pela FGV.Possui mais de 10 de anos de experiência profissional com uma carreira desenvolvida sobretudo no Gerenciamento de Processos, Qualidade e Melhoria Contínua.Nessas frentes, atuou e liderou equipes em empresas de grande porte como AMBEV e HEINEKEN, onde desde 2017 passou a se dedicar exclusivamente a estratégia e melhoria contínua.Acredita que através de uma abordagem mais prática e dinâmica, é possível engajar as pessoas na resolução e prevenção de problemas, padronizando processos, facilitando o dia a dia e, consequentemente, alavancando resultados.
A professora Isabela Bellintani tem construído carreira implementando a cultura Lean, do zero, em indústrias multinacionais. Ela tem MBA em Lean Manufacturing e Gestão de negócios e é formada em Engenharia Mecânica pela UFBA. Além disso, ela já viajou para vários países, tendo contato com diversas culturas e tudo isso complementa suas práticas. Sua experiência internacional e seus conhecimentos enriquecem a sua maneira de ensinar e simplificar a compreensão da filosofia e da cultura Lean. Por fim, com sua paixão pela filosofia Lean almeja alcançar ótimos resultados, diminuir os custos e aumentar a produtividade na solução dos problemas de uma equipe ou empresa. Uma ótima profissional que, agora, faz também faz parte da equipe de professores da Valore Academy.
Gestor de processos e riscos empresariais, atuou com consultoria a empresas de médio e grande porte nos setores financeiros, energético e logístico. É pós-graduado em gestão esportiva.
Possui graduação em Administração, tem formação black belt, Scrum master e especializações em Kaizen, 5S, gestão de projetos, Design Thinking, balanced ScoreCard e liderança.
Com mais de 10 anos de experiência em gestão de riscos e processos organizacionais, estuda e visa aplicar a prática de gestão de processos não só na vertente de eficiência operacional, com busca por melhorias contínuas, mas também na vertente estratégica, aplicando conceitos de cultura organizacional e ajudando na disseminação de metas a toda hierarquia organizacional.
É uma profissional apaixonada por conexões humanas e pela co-criação de processos de transformação. Comunicóloga, pós-graduada em Marketing é especialista em Design Thinking e Facilitadora de processos criativos. Atuou por mais de 10 anos nas áreas de marketing e trade marketing de multinacionais de bens de consumo e hoje se dedica a projetos que visem conectar pessoas e facilitar jornadas e processos de transformação.
Publicitária, pós graduada em Administração de Empresas e Comunicação Corporativa, e MBA em Gestão Empresarial.É uma profissional com 20 anos de experiência em Comunicação Corporativa, Marketing e Responsabilidade Social de empresas multinacionais de grande porte, atuando no escopo da América Latina.Ao longo de sua trajetória, foi responsável pela gestão dos processos de Comunicação Interna, Comunicação Externa e de Marca e Reputação para América Latina; pela implementação de procedimentos para gestão de crises de imagem e do investimento social das empresas. Coordenou projetos de forte impacto positivo para o desenvolvimento de comunidades lotadas nas áreas de atuação das empresas.
É Psicóloga, consultora e facilitadora em projetos de inovação. Graduada na Universidade Ibirapuera e com MBA em Coaching e liderança empresarial na Anhembi Morumbi, construiu sua carreira sua carreira profissional na área de Recursos Humanos e seus subsistemas. Atuando e liderando equipes em empresas de grande porte como Makro, Dia Brasil, ADP, AfferoLab e PwC. Em 2016 mudou o curso de sua carreira para se especializar em projetos de inovação e facilitação de aprendizagem de adultos, se especializando no mindset do design (design thinking) pela Echos – laboratório de inovação. Acredita que através da diversidade, processos colaborativos e pensamento sistêmico é possível entender os reais problemas e alavancar resultados efetivos.
Marcos Rieper é consultor e professor desde 2010. Ele é formado em Sistemas de Informação e Administração e possui pós-graduação nas áreas de Tecnologia e Contábeis e autor do site Guia do Excel que conta com centenas de artigos em sua página e palestras em eventos de renome nacional sobre Excel. Marcos é apaixonado por Excel e pela Didática. Ele espera compartilhar seus conhecimentos com conteúdos didáticos e eficazes com todos os alunos para desenvolver suas habilidades com o Excel.
Vegetariana, doadora de sangue e uma super nerd. Fernanda é formada em Relações Públicas pela Universidade Estadual de Londrina (UEL) com pós-graduação em Educação pela PUCRS e Green Belt realizado na Whirlpool Corp. Possui também certificação em Neurociência para resultados organizacionais e Neurocoaching. Apaixonada por pessoas, é líder de equipes há 10 anos em empresas como 99, Nubank, Dr Consulta e Whirlpool. Atua hoje como Gerente Sênior de Customer Experience na 99 | DiDi, uma das 3 startups mais valiosas do mundo, em que gerencia os times de Qualidade e a Operação de Pagamentos da 99.Acredita que a educação e o conhecimento são meios de mudar o mundo e, por este motivo, atua como educadora e mentora para pessoas com interesse em se desenvolver tanto como liderança quanto na área de CX.
É fundadora e Consultora da Puzzle Design. Apaixonada por novas tendências e pela evolução constante da tecnologia, Marilia Veiga é formada em Publicidade e Propaganda pela Belas Artes de São Paulo e Pós Graduada em Gestão de Negócios pela ESPM. Trabalha há 14 anos com Marketing e Experiência de produtos digitais em grandes empresas, como Samsung e Intel. Ela se identifica com visões inspiradoras de negócios e, hoje, atua em sua própria consultoria de estratégia de produtos e transformação digital. Além disso, gosta de trocar conhecimento interessados no assunto. Por isso, agora está compartilhando com a Valore as suas experiências e visões do mundo de produtos.