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O que é e como aplicar um checklist?

Você conhece o Checklist e como essa ferramenta simples pode ser eficiente na hora de ajudar no controle de atividades?

Se quer conhecer com mais profundidade o tema, leia nosso artigo até o fim e ganhe um aliado sempre que precisar averiguar a qualidade e condições dos mais diversos tipos de atividades.

O que é um checklist?

Um Checklist (ou Check List) também pode ser conhecido como “lista de controle”, “folha de verificação” ou “folha de descrição” e é uma das 7 ferramentas básicas da qualidade.

Seu objetivo é garantir que uma atividade que é feita repetidamente tenha todas suas etapas realizadas com eficiência e eficácia, seja um processo de fabricação de um produto ou prestação de um serviço. Também pode e deve ser utilizada na hora de se coletar dados.

Com um checklist, o responsável pela coleta de dados sabe exatamente o que deve ser coletado, quando, onde e sob quais condições. Sendo assim, ele é um grande aliado na garantia de coleta de dados representativos dos processos em geral.

Sabemos que o ser humano falha, ainda mais em atividades repetitivas e complexas e, justamente para se evitar essas falhas e esquecimentos, essa verificação sistemática é considerada uma das 7 ferramentas da qualidade. Isso porque, de forma simples, ajuda a prevenir diversos problemas para as atividades em geral.

Características de um checklist eficiente

Uma de suas principais características é sua simplicidade e objetividade, pois assim fornece as informações mais importantes para que a pessoa que executa a atividade saiba exatamente como fazê-la.

Outra característica muito encontrada nessa ferramenta da qualidade está relacionada a seu apelo visual, característica muito vista em processos Lean e em procedimentos operacionais padrão (Quer conhecer mais sobre o POP, leia nosso artigo “Como elaborar um Procedimento Operacional Padrão”). Tornar os processos mais visuais facilita seu entendimento e execução, apoiando na excelência operacional.

Por ser uma ferramenta para verificação de atividades, é preciso que o checklist seja pensado previamente e criado de maneira específica para a finalidade desejada, indicando o que deve ser verificado, bem como sua sequência, se for o caso.

Recomenda-se que, em cada formulário, sejam deixados alguns espaços para anotações feitas pelo responsável pela atividade de verificação. Além disso, é importante deixar também campos para inserir o nome do profissional, data, etc. Isso mantém a rastreabilidade do documento.

Onde e quando utilizar o checklist?

Podemos usar em uma infinidade de oportunidades.

Na indústria, seu uso tem sido difundido a anos através da folha de verificação, juntamente com as outras ferramentas básicas da qualidade (Fluxograma, Carta de controle, Diagrama de Ishikawa, Histograma, Diagrama de Dispersão e Diagrama de Pareto).

O grande responsável por unir todas essas ferramentas foi o guru Kaoru Ishikawa, engenheiro e professor universitário, em um cenário pós 2º guerra mundial no Japão, cenário esse que dentre outras contribuições trouxe o Lean para a indústria automotiva, graças aos esforços da Toyota (Saiba mais sobre o Lean lendo nosso artigo especial sobre o assunto, clicando aqui).

Se você atua em áreas como gestão de projetos, gestão da qualidade ou operações, pode ter certeza que o checklist é um grande aliado.

Sua utilização é recomendada quando:

Os checklists são utilizadas em diversas atividades que vão desde a condução de aeronaves, realização de cirurgias, implementações de sistemas de gestão de qualidade nas empresas, até atividades rotineiras como fazer compras em um supermercado e gerenciar as atividades diárias em uma residência, como lavar roupa, varrer o piso, etc.

Como fazer um checklist?

Para uma boa confecção de um checklist, recomendam-se alguns passos fundamentais para que o objetivo seja alcançado de maneira facilitada:

  1. Definir o que será verificado: Qual atividade necessita de um checklist? Qual o objetivo pretendido? Defina atividades onde o uso do checklist é vantajoso.
  2. Frequência de utilização: Quando será usado? Onde? Busque entender essa frequência justamente para se obter os resultados necessários.
  3. Responsáveis pela utilização: Quem utilizará o formulário? Por quê? Não esqueça de ouvir a opinião das pessoas e treiná-las.
  4. Definir os itens de controle: Quais serão os itens controlados, dados coletados, atividades realizadas? Tente trazer de preferência os itens mais críticos, aqueles onde o erro não pode acontecer.
  5. Criar os campos de registo: Defina de maneira inteligente os campos de registro de informações para facilitar o trabalho da pessoa que utiliza o formulário, uma vez que ele (a) pode estar realizando várias atividades ao mesmo tempo e você não quer correr o risco de coletar dados errados por uma simples falta de espaços e campos adequados.
  6. Conscientização: Mostre para os envolvidos os benefícios de se utilizar o checklist e como isso trará vantagens para as pessoas que o utilizam.
  7. Testar o checklist: Teste, veja os pontos de melhoria, corrija, teste novamente e sempre que puder, melhore o formulário, buscando atingir os resultados pretendidos com maior eficiência.

 Tipos de Checklist/Folhas de Verificação:

Folha de Verificação para a Análise da Distribuição:

Utilizadas para se coletar alguns parâmetros fundamentais de um processo, por exemplo: Imagine que uma peça é feita para se ter entre 5 e 5,1 kg. Podemos elaborar um formulário com campos onde a variação de peso seja de 10 em 10 gramas.

Dessa forma, dependendo do peso observado na peça, o responsável pelo preenchimento pode assinalar a faixa de peso da peça e assinalar no formulário.

Assim conseguimos coletar dados que nos ajudarão a estabilizar o processo, diminuindo a variação dos processos. (Essa abordagem é muito utilizada no Lean Six Sigma. Quer saber mais sobre o LSS e o que é um Green Belt, leia nosso artigo clicando aqui)

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Figura 1 – Listas de verificação para distribuição do processo de produção (Fonte: datalyzer)

Folha de Verificação de Defeitos:

Utilizada para se coletar informações sobre quais defeitos ocorrem em uma atividade e suas respectivas quantidades.

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Figura 2 – Listas de verificação para itens defeituosos

Folha de Verificação para Localização de Defeitos:

Utilizada para se verificar a localização de um defeito em um produto, por exemplo, dessa maneira conseguimos identificar um padrão de localização.

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Figura 3 – Exemplo de folha de verificação para localização de defeitos

Folha de Verificação Para Análise das Causas de Defeitos:

Seu princípio se aproxima bastante do conceito de Pareto, onde priorizamos os resultados de forma a buscar a causa raiz do problema observado.

Operacionalizando o uso de um checklist

Apesar de simples sua utilização, lembre-se que toda mudança pode gerar uma resistência das pessoas.

Procure demonstrar os ganhos que os times terão utilizando os formulários e lembre-se de treinar os usuários em como preencher corretamente. Fale sobre rastreabilidade, armazenamento e boas práticas.

Também tenha atenção na hora de criar um checklist, garantindo que os profissionais terão as ferramentas adequadas para fazer a coleta de dados, como instrumentos de medição e até mesmo caneta, prancheta e impressora para imprimir os formulários.

Dispositivos tecnológicos são bem-vindos, uma vez que facilitam a coleta de dados. Nesse caso, tablets e outros equipamentos podem fazer a diferença.

Caso interessante

Na obra “Checklist: como fazer as coisas benfeitas”, de Atulhe Gawande, são vários os casos reais em que o checklist é utilizado e seus benefícios enxergados.

Em um trecho muito interessante, o autor traz o caso da base aérea de Wright, em Dayton, Ohio nos Estados Unidos. Em 30 de Outubro de 1935 a força aérea promoveu uma competição entre fabricantes de aeronaves que disputavam o desenvolvimento da próxima geração de bombardeiros.

A Boeing e seu modelo 299 era franco favorito para levar a competição. Muitos acreditavam que o torneio era mera formalidade diante da diferença gritante da aeronave em relação aos concorrentes.

A aeronave da Boeing era mais veloz, tinha mais capacidade de carga e o dobro de autonomia. Na hora do teste, o piloto Ployer P. Hill, experiente profissional decolou com a aeronave e, em poucos instantes, mergulhou rumo ao solo, explodindo em chamas.

As investigações revelaram que não houve nenhuma falha mecânica na aeronave e que, por ser um equipamento muito mais complexo que os outros aviões, o capitão não foi capaz de cuidar dos quatro motores e demais controles.

No final, a aeronave da Douglas foi escolhida como vencedora e a Boeing quase foi à falência. Mesmo assim, a Força Aérea comprou algumas aeronaves para teste da Boeing e avaliou como poderia trabalhar a questão de complexidade de pilotagem da aeronave.

Acabaram não optando por criar treinamentos mais longos e sim, criar um checklist para os pilotos. Problema resolvido.

Com esse caso verdadeiro, podemos ver que a falta de um checklist pode levar uma grande empresa à falência, por isso, não menospreze o poder dessa ferramenta.

Às vezes, o simples é muito eficiente e não precisamos “inventar a roda”. E aí, já pensou onde pode colocar em prática o checklist em suas atividades pessoais e/ou profissionais?

 



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Fernanda Piacesi Barbosa

Fernanda Piacesi Barbosa

Vegetariana, doadora de sangue e uma super nerd. Fernanda é formada em Relações Públicas pela Universidade Estadual de Londrina (UEL) com pós-graduação em Educação pela PUCRS e Green Belt realizado na Whirlpool Corp. Possui também certificação em Neurociência para resultados organizacionais. Apaixonada por pessoas, é líder de equipes a 10 anos em empresas como Whirlpool, Dr. Consulta e Nubank. Atua hoje como Coordenadora de Customer Experience no Nubank, em que é responsável por gerir a experiência dos clientes em 7 parceiros, somando cerca de 1700 funcionários envolvidos na área.

Acredita que a educação e o conhecimento são meios de mudar o mundo e, por este motivo, atua como educadora e mentora para pessoas com interesse em se desenvolver tanto como liderança quanto na área de CX.

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Engenheira Química, especialista em melhoria de processos e sistemas de gestão.Mais de 16 anos de experiência em empresas de grande porte do segmento automotivo e petróleo e gás, atuando nas áreas de Melhoria Contínua, Produção enxuta (WCM e Lean), Gestão de Qualidade e Meio Ambiente.Experiência de 12 anos na implantação, manutenção e auditoria do sistema de produção WCM, em plantas do Brasil, Estados Unidos e Europa.

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Ivan Chagas é designer instrucional, organizador de eventos e professor em cursos presenciais e virtuais. Com mais de 5.500 alunos em mais de 80 países, dá aulas nas temáticas de organização de eventos, liderança, atendimento ao cliente e inteligência emocional. Trabalha também como terceirizado, criando cursos onlines e presenciais e materiais educacionais para empresas e pessoas físicas.

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É graduada em administração pela Universidade Federal de Goiás (UFG) e pós graduada em Estratégia e Gestão Empresarial também pela UFG. Possui experiência de mais de 10 anos em indústria atuando em diferentes áreas da cadeia de suprimentos mas sempre em interface com a área de Melhoria Contínua. A partir de 2013 assumiu a liderança da área de metodologia passando por grandes multinacionais: UNILEVER E HEINEKEN. Atualmente conduz um desafio de consolidar Gestão por Processos e Melhoria Contínua no ramo do varejo, exercita o que de fato aprendeu em sua carreira: Melhoria Contínua é aplicável a qualquer ramo de mercado que tenha como visão atingir resultados consistentes por meio da correta utilização do método e engajamento de pessoas.

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Renata é Engenheira Química graduada pela UFRJ e com MBA em Business Process pela FGV.Possui mais de 10 de anos de experiência profissional com uma carreira desenvolvida sobretudo no Gerenciamento de Processos, Qualidade e Melhoria Contínua.Nessas frentes, atuou e liderou equipes em empresas de grande porte como AMBEV e HEINEKEN, onde desde 2017 passou a se dedicar exclusivamente a estratégia e melhoria contínua.Acredita que através de uma abordagem mais prática e dinâmica, é possível engajar as pessoas na resolução e prevenção de problemas, padronizando processos, facilitando o dia a dia e, consequentemente, alavancando resultados.

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Possui graduação em Administração, tem formação black belt, Scrum master e especializações em Kaizen, 5S, gestão de projetos, Design Thinking, balanced ScoreCard e liderança.

Com mais de 10 anos de experiência em gestão de riscos e processos organizacionais, estuda e visa aplicar a prática de gestão de processos não só na vertente de eficiência operacional, com busca por melhorias contínuas, mas também na vertente estratégica, aplicando conceitos de cultura organizacional e ajudando na disseminação de metas a toda hierarquia organizacional.

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É Psicóloga, consultora e facilitadora em projetos de inovação. Graduada na Universidade Ibirapuera e com MBA em Coaching e liderança empresarial na Anhembi Morumbi, construiu sua carreira sua carreira profissional na área de Recursos Humanos e seus subsistemas. Atuando e liderando equipes em empresas de grande porte como Makro, Dia Brasil, ADP, AfferoLab e PwC.  Em 2016 mudou o curso de sua carreira para se especializar em projetos de inovação e facilitação de aprendizagem de adultos, se especializando no mindset do design (design thinking) pela Echos – laboratório de inovação. Acredita que através da diversidade, processos colaborativos e pensamento sistêmico é possível entender os reais problemas e alavancar resultados efetivos.

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MARCOS RIEPER

MARCOS RIEPER

Marcos Rieper é consultor e professor desde 2010. Ele é formado em Sistemas de Informação e Administração e possui pós-graduação nas áreas de Tecnologia e Contábeis e autor do site Guia do Excel que conta com centenas de artigos em sua página e palestras em eventos de renome nacional sobre Excel. Marcos é apaixonado por Excel e pela Didática. Ele espera compartilhar seus conhecimentos com conteúdos didáticos e eficazes com todos os alunos para desenvolver suas habilidades com o Excel.

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FERNANDA PIACESI BARBOSA

Vegetariana, doadora de sangue e uma super nerd. Fernanda é formada em Relações Públicas pela Universidade Estadual de Londrina (UEL) com pós-graduação em Educação pela PUCRS e Green Belt realizado na Whirlpool Corp. Possui também certificação em Neurociência para resultados organizacionais e Neurocoaching. Apaixonada por pessoas, é líder de equipes há 10 anos em empresas como 99, Nubank, Dr Consulta e Whirlpool. Atua hoje como Gerente Sênior de Customer Experience na 99 | DiDi, uma das 3 startups mais valiosas do mundo, em que gerencia os times de Qualidade e a Operação de Pagamentos da 99.Acredita que a educação e o conhecimento são meios de mudar o mundo e, por este motivo, atua como educadora e mentora para pessoas com interesse em se desenvolver tanto como liderança quanto na área de CX.

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É fundadora e Consultora da Puzzle Design. Apaixonada por novas tendências e pela evolução constante da tecnologia, Marilia Veiga é formada em Publicidade e Propaganda pela Belas Artes de São Paulo e Pós Graduada em Gestão de Negócios pela ESPM. Trabalha há 14 anos com Marketing e Experiência de produtos digitais em grandes empresas, como Samsung e Intel. Ela se identifica com visões inspiradoras de negócios e, hoje, atua em sua própria consultoria de estratégia de produtos e transformação digital. Além disso, gosta de trocar conhecimento interessados no assunto. Por isso, agora está compartilhando com a Valore as suas experiências e visões do mundo de produtos.