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Quais os tipos de POP
(Procedimento Operacional Padrão)?

No texto de hoje, falaremos dos tipos de POP, mas, antes explicaremos o que é um Procedimento Operacional Padrão.

O que é um Procedimento Operacional Padrão?

Também conhecido como POP ou “SOP” – Standard Operating Procedure, é um procedimento que demonstra de maneira detalhada o passo-a-passo das atividades de fabricação de um produto, fornecimento de um serviço, dentre outras atividades que necessitam de padronização no momento de sua execução. É de maneira resumida uma instrução de trabalho, um roteiro detalhado para que os processos sejam executados com a menor variação e quantidade de defeitos possível. É isso o que os clientes buscam, não é?!

Sempre que possível, devemos elaborar um POP o mais visual e de fácil entendimento possível, utilizando imagens, fotos, ilustrações, fluxogramas e até mesmo vídeos.

Quer saber um pouco mais, acesse nosso artigo e saiba como elaborar um POP.

E quais são os tipos de POPS?

Os modelos mais utilizados pelas organizações incluem:

1- POP’s fundamentais (ou modelos)

Fornecem as diretrizes e orientações para que possamos criar os diversos modelos de POP. Layout do documento, instruções de nomenclatura, rastreabilidade, boas práticas e registro são algumas das informações. É importante que uma organização tenha seus modelos de POP padronizados e que orientem os profissionais para o tipo de informação que os documentos devem abordar para que sejam mais assertivos.

Devem sempre buscar uma orientação que facilite sua criação e principalmente o entendimento do documento pela pessoa que irá utilizar na operação.

Algumas informações que geralmente são necessárias:

  • Nome do documento;
  • Objetivo do POP;
  • Usuário do POP;
  • Revisão atual;
  • Histórico de revisões;
  • Documentos de referências que ajudaram na criação do POP (Normas, estudos, etc.);
  • Local de utilização;
  • Glossário;
  • Descrição detalhada das etapas;
  • Fluxo da cadeia de ajuda (em caso de necessidade, quem devemos contatar?)
  • Fluxograma do processo;
  • Fotos, imagens, etc.
  • Local de guarda do documento;
  • Responsável pelo documento (Atualizações).

2- POP’s metódicos ou de teste

Em caso de uma falha em um equipamento ou atividade em geral, esse tipo de POP orienta os profissionais em como abordar o problema, que tipos de dados devem ser colhidos e análises a serem realizadas.

É um tipo de procedimento operacional padrão bem especializado, sendo utilizado por pessoal devidamente treinado e preparado para realizar tal atividade com eficiência e eficácia.

3- POP’s de segurança

São procedimentos que visam a segurança dos trabalhados na hora de executar uma determinada atividade. É necessário cortar a alimentação de energia? Utilizar EPI’s (Equipamento de Proteção Individual)? Existem recomendações de segurança para a realização da atividade?

São muito importantes nas empresas em geral para que possamos evitar acidentes.

4- POP’s de produção

Uma etapa de produção pode ser complexa e conter vários passos. Por mais que a pessoa tenha experiência, algo pode passar batido colocando em risco a segurança do cliente e a qualidade do produto. Além de evitar falhas na manufatura de um produto, ajuda na hora de treinar novos colaboradores e fazer a gestão do conhecimento, uma vez que a rotatividade nas empresas pode ser alta e com a saída de um funcionário, informações e experiências podem ser perdidas, e com o POP, evitamos a perda desse conhecimento.

5- POP’s de qualidade

Quando falamos em controle da qualidade, importante que as pessoas saibam exatamente o que verificar e quais são as características chave que o produto ou serviço deve ter para que agregue valor ao cliente. Com os POP’s da qualidade, sabemos exatamente o que verificar para que nossos clientes recebem o melhor produto ou serviço, evitando que peças defeituosas sejam enviadas, por exemplo.

6- POP’s de arquivamento

São POP’s que orientam a organização e arquivamento de documentos, ordens de fabricação e relatórios. Organizar esses documentos é fundamental na hora de procurar informações, coletar dados e buscar respostas para solução de problemas ou registros que possam ser solicitados por clientes ou órgãos do governo.

7- POP’s de armazenamento

Procedimento dedicado para o armazenamento de produtos. Devemos utilizar o FIFO (First in First Out)? Existe alguma questão de segurança, sendo o produto inflamável ou perigoso? Qual a temperatura ideal para armazenar determinado produto e por quanto tempo?

8- POP’s de conduta para reclamações

Infelizmente não estamos imunes a problemas e reclamações. Sabemos que em uma situação como essa, o cliente pode estar chateado ou até mesmo bravo com um produto defeituoso, por exemplo.

Em situações como essa, é importante que nosso time de atendimento mantenha a calma e saiba contornar a situação, buscando encontrar soluções para a satisfação do cliente. Nesse caso, os POP’s podem ajudar trazendo exemplos de possíveis problemas e respostas e abordagens para lidar com a situação.

Além dos tipos citados acima, podemos ter Procedimentos Operacionais Padrão para:

  • Atividades administrativas;
  • Operação de equipamentos, máquinas e instrumentos;
  • Métodos analíticos;
  • Preparação de reagentes químico;
  • Preparação de alimentos;
  • Dentre outros.

Apesar de serem os tipos mais utilizados, nada impede que utilize o POP em uma área diferente das mencionadas acima caso identifique a necessidade.

Exemplo de um POP
Fonte: Livro “Qualidade Total – Padronização de Empresas. Vicente Falconi, 2º ed. Nova Lima- MG – Editora Falconi, 2014.
Exemplo de um POP ilustrado
Vicente Falconi, 2004

Baixe aqui um modelo de Procedimento Operacional Padrão

Disponibilizamos um modelo para download gratuito para que possa utilizar e distribuir livremente. Lembre-se que esse é um modelo, porém sempre que possível, adapte o documento para a realidade e necessidade da sua empresa/processo. 

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E não se esqueça de baixar aqui o modelo POP gratuitamente.

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Fernanda Piacesi Barbosa

Fernanda Piacesi Barbosa

Vegetariana, doadora de sangue e uma super nerd. Fernanda é formada em Relações Públicas pela Universidade Estadual de Londrina (UEL) com pós-graduação em Educação pela PUCRS e Green Belt realizado na Whirlpool Corp. Possui também certificação em Neurociência para resultados organizacionais. Apaixonada por pessoas, é líder de equipes a 10 anos em empresas como Whirlpool, Dr. Consulta e Nubank. Atua hoje como Coordenadora de Customer Experience no Nubank, em que é responsável por gerir a experiência dos clientes em 7 parceiros, somando cerca de 1700 funcionários envolvidos na área.

Acredita que a educação e o conhecimento são meios de mudar o mundo e, por este motivo, atua como educadora e mentora para pessoas com interesse em se desenvolver tanto como liderança quanto na área de CX.

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DENISE BOCALON

Engenheira Química, especialista em melhoria de processos e sistemas de gestão.Mais de 16 anos de experiência em empresas de grande porte do segmento automotivo e petróleo e gás, atuando nas áreas de Melhoria Contínua, Produção enxuta (WCM e Lean), Gestão de Qualidade e Meio Ambiente.Experiência de 12 anos na implantação, manutenção e auditoria do sistema de produção WCM, em plantas do Brasil, Estados Unidos e Europa.

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Ivan Chagas é designer instrucional, organizador de eventos e professor em cursos presenciais e virtuais. Com mais de 5.500 alunos em mais de 80 países, dá aulas nas temáticas de organização de eventos, liderança, atendimento ao cliente e inteligência emocional. Trabalha também como terceirizado, criando cursos onlines e presenciais e materiais educacionais para empresas e pessoas físicas.

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Ludimila Coelho

Ludimila Coelho

É graduada em administração pela Universidade Federal de Goiás (UFG) e pós graduada em Estratégia e Gestão Empresarial também pela UFG. Possui experiência de mais de 10 anos em indústria atuando em diferentes áreas da cadeia de suprimentos mas sempre em interface com a área de Melhoria Contínua. A partir de 2013 assumiu a liderança da área de metodologia passando por grandes multinacionais: UNILEVER E HEINEKEN. Atualmente conduz um desafio de consolidar Gestão por Processos e Melhoria Contínua no ramo do varejo, exercita o que de fato aprendeu em sua carreira: Melhoria Contínua é aplicável a qualquer ramo de mercado que tenha como visão atingir resultados consistentes por meio da correta utilização do método e engajamento de pessoas.

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Renata Alves

Renata Alves

Renata é Engenheira Química graduada pela UFRJ e com MBA em Business Process pela FGV.Possui mais de 10 de anos de experiência profissional com uma carreira desenvolvida sobretudo no Gerenciamento de Processos, Qualidade e Melhoria Contínua.Nessas frentes, atuou e liderou equipes em empresas de grande porte como AMBEV e HEINEKEN, onde desde 2017 passou a se dedicar exclusivamente a estratégia e melhoria contínua.Acredita que através de uma abordagem mais prática e dinâmica, é possível engajar as pessoas na resolução e prevenção de problemas, padronizando processos, facilitando o dia a dia e, consequentemente, alavancando resultados.

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A professora Isabela Bellintani tem construído carreira implementando a cultura Lean, do zero, em indústrias multinacionais. Ela tem MBA em Lean Manufacturing e Gestão de negócios e é formada em Engenharia Mecânica pela UFBA. Além disso, ela já viajou para vários países, tendo contato com diversas culturas e tudo isso complementa suas práticas. Sua experiência internacional e seus conhecimentos enriquecem a sua maneira de ensinar e simplificar a compreensão da filosofia e da cultura Lean. Por fim, com sua paixão pela filosofia Lean almeja alcançar ótimos resultados, diminuir os custos e aumentar a produtividade na solução dos problemas de uma equipe ou empresa. Uma ótima profissional que, agora, faz também faz parte da equipe de professores da Valore Academy.

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Gestor de processos e riscos empresariais, atuou com consultoria a empresas de médio e grande porte nos setores financeiros, energético e logístico. É pós-graduado em gestão esportiva.

Possui graduação em Administração, tem formação black belt, Scrum master e especializações em Kaizen, 5S, gestão de projetos, Design Thinking, balanced ScoreCard e liderança.

Com mais de 10 anos de experiência em gestão de riscos e processos organizacionais, estuda e visa aplicar a prática de gestão de processos não só na vertente de eficiência operacional, com busca por melhorias contínuas, mas também na vertente estratégica, aplicando conceitos de cultura organizacional e ajudando na disseminação de metas a toda hierarquia organizacional.

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É uma profissional apaixonada por conexões humanas e pela co-criação de processos de transformação. Comunicóloga, pós-graduada em Marketing é especialista em Design Thinking e Facilitadora de processos criativos. Atuou por mais de 10 anos nas áreas de marketing e trade marketing de multinacionais de bens de consumo e hoje se dedica a projetos que visem conectar pessoas e facilitar jornadas e processos de transformação.

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Publicitária, pós graduada em Administração de Empresas e Comunicação Corporativa, e MBA em Gestão Empresarial.É uma profissional com 20 anos de experiência em Comunicação Corporativa, Marketing e Responsabilidade Social de empresas multinacionais de grande porte, atuando no escopo da América Latina.Ao longo de sua trajetória, foi responsável pela gestão dos processos de Comunicação Interna, Comunicação Externa e de Marca e Reputação para América Latina; pela implementação de procedimentos para gestão de crises de imagem e do investimento social das empresas. Coordenou projetos de forte impacto positivo para o desenvolvimento de comunidades lotadas nas áreas de atuação das empresas.

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É Psicóloga, consultora e facilitadora em projetos de inovação. Graduada na Universidade Ibirapuera e com MBA em Coaching e liderança empresarial na Anhembi Morumbi, construiu sua carreira sua carreira profissional na área de Recursos Humanos e seus subsistemas. Atuando e liderando equipes em empresas de grande porte como Makro, Dia Brasil, ADP, AfferoLab e PwC.  Em 2016 mudou o curso de sua carreira para se especializar em projetos de inovação e facilitação de aprendizagem de adultos, se especializando no mindset do design (design thinking) pela Echos – laboratório de inovação. Acredita que através da diversidade, processos colaborativos e pensamento sistêmico é possível entender os reais problemas e alavancar resultados efetivos.

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MARCOS RIEPER

MARCOS RIEPER

Marcos Rieper é consultor e professor desde 2010. Ele é formado em Sistemas de Informação e Administração e possui pós-graduação nas áreas de Tecnologia e Contábeis e autor do site Guia do Excel que conta com centenas de artigos em sua página e palestras em eventos de renome nacional sobre Excel. Marcos é apaixonado por Excel e pela Didática. Ele espera compartilhar seus conhecimentos com conteúdos didáticos e eficazes com todos os alunos para desenvolver suas habilidades com o Excel.

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FERNANDA PIACESI BARBOSA

Vegetariana, doadora de sangue e uma super nerd. Fernanda é formada em Relações Públicas pela Universidade Estadual de Londrina (UEL) com pós-graduação em Educação pela PUCRS e Green Belt realizado na Whirlpool Corp. Possui também certificação em Neurociência para resultados organizacionais e Neurocoaching. Apaixonada por pessoas, é líder de equipes há 10 anos em empresas como 99, Nubank, Dr Consulta e Whirlpool. Atua hoje como Gerente Sênior de Customer Experience na 99 | DiDi, uma das 3 startups mais valiosas do mundo, em que gerencia os times de Qualidade e a Operação de Pagamentos da 99.Acredita que a educação e o conhecimento são meios de mudar o mundo e, por este motivo, atua como educadora e mentora para pessoas com interesse em se desenvolver tanto como liderança quanto na área de CX.

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É fundadora e Consultora da Puzzle Design. Apaixonada por novas tendências e pela evolução constante da tecnologia, Marilia Veiga é formada em Publicidade e Propaganda pela Belas Artes de São Paulo e Pós Graduada em Gestão de Negócios pela ESPM. Trabalha há 14 anos com Marketing e Experiência de produtos digitais em grandes empresas, como Samsung e Intel. Ela se identifica com visões inspiradoras de negócios e, hoje, atua em sua própria consultoria de estratégia de produtos e transformação digital. Além disso, gosta de trocar conhecimento interessados no assunto. Por isso, agora está compartilhando com a Valore as suas experiências e visões do mundo de produtos.